Przyszłość biura

Świat się zmienia. Również biura przechodzą metamorfozę. Idzie nowe – zwykło się mawiać. I tak też twierdzą pracownicy biurowi, którzy podążają za... duchem czasu.

Firma Lexmark w drugiej połowie 2006 roku przeprowadziła badania, które ukazują wyobrażenia pracowników biurowych na temat zmian, jakim w ciągu najbliższych lat ulegnie ich codzienna praca. Badanie przeprowadzono wśród 4 602 osób pracujących w biurach na terenie całej Europy.

Mobilne biuro
Praca z biura przenosi się do domu? Tak. Czynni zawodowo Europejczycy obecnie spędzają dodatkowo średnio 1 godz. 14 min. dziennie pracując w domu po całym dniu pracy. Wobec tego zmiana tendencji na niekorzyść dnia pracy od 9:00 do 17:00 zaczyna dawać znać o sobie. Ponad połowa respondentów - 57% - uważa, że w ciągu zaledwie 10 lat koncepcja pracy w tych godzinach stanie się przestarzała, mimo że obecnie dzień pracy w biurze w większości przypadków mieści się w tych godzinach i trwa średnio 7,49 godziny. To dużo, jednak pracownicy nie lubią pancerza czasu.

Dlaczego tak się dzieje? Powodów jest wiele, ale najczęstszą odpowiedzią na to pytanie jest stwierdzenie, że w domu pracuje się równie wydajnie – albo nawet wydajniej – niż w biurze. Sprzyjają temu nowe technologie. Notebook, internet i telefon to już nie cuda techniki, ale codzienność. Wobec tego nie ma problemu, by pracować w domu – wśród najbliższych. Dlatego też można mówić o mobilnym biurze. Takie biuro to bowiem duża elastyczność i wygoda. Można zabierać je wszędzie tam, gdzie chce się pracować. Nie tylko do domu, ale i w delegację, w podróż, na weekend, na urlop. Dzięki nowoczesnym technologiom mobilnym i bezprzewodowym pracownik wyposażony w sprzęt przenośny jest w stanie szybko i bezpiecznie uzyskać dostęp do zasobów informatycznych firmy. Przecież nawet podczas spotkania u klienta może więc sprawdzić dane, odebrać pocztę elektroniczną, zawrzeć transakcję, sprawdzić rozliczenia finansowe, a nawet wystawić fakturę.
Wracając do badań firmy Lexmark - jedna trzecia pracowników biurowych (38%) uważa, że koncepcja tradycyjnego biura obecnie funkcjonująca w świadomości odejdzie do lamusa w ciągu najbliższych 10 lat. Zastąpić ją ma biuro w pełni mobilne, które pozwala pracować w dowolnym miejscu i o dowolnej porze.

Taki model pracy będzie też o wiele tańszy, bo nie będzie trzeba wynajmować pomieszczeń biurowych. Zaoszczędzone pieniądze będzie więc można przeznaczyć na inny cel, wobec tego będzie można mówić o większym rozwoju biur.

Inteligentne biuro
A jeśli niektóre firmy nie będą chciały zrezygnować ze swoich siedzib? Oczywiście będą miały do tego prawo – mobilne biuro bowiem będzie tyczyło się tylko chętnych. Jednak i stacjonarne biura przejdą metamorfozę. Jak więc będą wyglądały? Za odpowiedź może posłużyć wizja firmy Ultima Office, która na targach ORGATEC 2006 w Kolonii pokazała, jak będzie wyglądała praca i przestrzeń biura w 2030 roku. Nie trudno się domyślić, że wiele się zmieni. Specjaliści z Ultima Office uważają, że przede wszystkim technologia będzie zupełnie ukryta, poza zasięgiem wzroku, a meble staną się komunikacyjnym interfejsem. Technologia będzie wbudowana w meble, ściany, w budynek. Pracownicy biurowi będą indywidualnie identyfikowani i logowani w celu komunikowania się oraz umożliwienia przepływu informacji. Pomieszczenia i meble będą "inteligentne", będą tworzyć klimat, akustykę, oświetlenie, regulować wysokość blatu i krzesła, automatycznie dostosowywać te wszystkie elementy do potrzeb indywidualnych użytkowników. Telefonowanie będzie raczej rzadkością. Zamiast tego, wola skontaktowania się z drugim człowiekiem będzie automatycznie kierowana do miejsca, w którym on się znajduje i on sam zostanie zapytany, czy chce uczestniczyć w kontakcie. Technologia będzie wszędzie, ale zupełnie niewidoczna. Wszystko będzie ukryte w powierzchniach, np. blat będzie jednocześnie klawiaturą, ściana ekranem, co z resztą już dziś funkcjonuje.

Eksperci Ultima Office oczekują, że biura 2030 roku będą miały atmosferę, będą bardziej przyjazne i bardziej okazjonalne. Granica między pracą i życiem prywatnym będzie podświadoma. Przyszli pracownicy będą mieli wiele "prac" i będą jednocześnie rozwijać kilka karier. Zdrowie w pracy już staje się bardzo ważne, a w przyszłości będzie miało jeszcze większe znaczenie dla satysfakcji i motywacji pracowników. Właśnie satysfakcja i motywacja staną się w przyszłości głównym zadaniem środowiska pracy. Wiadomo już, że najlepsze idee nie rodzą się przy biurku. Dlatego logiczną konkluzją jest tworzenie takich miejsc, w których pracownicy są bardziej kreatywni.

Prezencja
Pomimo iż wiele osób uważa, że biura stacjonarne przestaną mieć rację bytu, to jednak kanony związane z biznesem wciąż pozostaną niezmienne. Ponad trzy czwarte pracowników (79%) uważa, że ubraniem w pracy pozostanie garnitur i krawat. Interesy przecież nie zawsze można robić w piżamie. Liczy się prezencja – jako że mobilne biura nie zastąpią kontaktu z klientem. A przecież to ludzie robią pieniądze, a nie maszyny. To ludzie rozmawiają ze sobą, chcą współpracować. To ludzie chcą na innych robić dobre wrażenie. Wobec tego krawat i garnitur przez długi czas będzie się mieć dobrze.

Samodoskonalenie
Co jeszcze zmieni się w przyszłości? Sami pracownicy będą się udoskonalać. Wobec tego nie tylko urządzenia staną się genialne, ale i ludzkie umysły. Pracownicy doprowadzą do perfekcji swój zasób umiejętności w sposób dorównujący wiedzy specjalistycznej z danej dziedziny. A o jakich udoskonaleniach mowa?

• umiejętności informatyczne (57%),
• umiejętności kreatywne (53%),
• zarządzanie czasem (53%),
• umiejętności zarządzania finansami (41%),
• umiejętności prezentacji (39%),
• umiejętności zarządzania zasobami ludzkimi (39%).

***

Czy to dobrze, czy źle, że biura idą z duchem czasu? Jedni twierdzą, że nie ma wyjścia – przed nowoczesnością i metamorfozą nie da się uciec. Inni zaś nie wyobrażają sobie biura bez swojego biurka, wielkiego monitora i kolegów z pracy. Ale – jak powiedział Edward Schillebeeck - przeszłość można medytować, przyszłość trzeba tworzyć. Więc do dzieła!

 

Adriana Romanowska